オンライン秘書をするために絶対必要な資格やスキルはありませんが、あった方が良いスキルはあります。
この記事ではオンライン秘書として重宝されるためにあった方が良いスキルについて解説します。
在宅ワークに必要な資格はこちらにまとめておきました。
読解力・相手の意図を読み取る力
私コミュ障だからコミュニケーションには自信がないわ～と思ったあなた！！心配しないでください。
オンラインは文字のやり取りがメインになってきます。
ここで言うコミュニケーション能力とは相手の意図を汲み取る力のこと。
クライアント（お客様）の指示を間違いなく理解して業務を遂行する必要があります。
クライアントが「〇〇って出来ますか？」と聞いただけなのに、「やってください」と勘違いして作業してしまったら・・・クライアントは頼んでいないのにお支払いする、または勘違いして作業してしまった時間は無駄になってしまう可能性があり、信頼関係も崩れていってしまいます。
テキスト（メール）だからこそ伝わらないことが多いと念頭に置き、不明点はできるだけ細かく確認して解消するようにしましょう。
特に見切り発車は危険です。
オンライン秘書の業務に慣れてくると、その業務に必要な情報が分かるので、その場で質問できますが、初めの頃は何が分からないかも分からず、とりあえず業務を始めることになりますよね。
そんな時に分からないことが出てきたら、調べられることはもちろん自分で調べますが、意向を聞かないと分からない所は推測せず、きちんと確認して進めるようにしましょう。
相手の意図を汲み取るというのは、言葉に出さずに理解するのではなく、「〇〇という事ですね？」と言語化して確かめることができる、ということです。
私もテキストのやり取りだけで難しい場合は、ZOOMなどをつないで説明してもらうこともあります。
報連相
「報告・連絡・相談」は、リアルでも大切な報連相ですが、オンラインでは更に重要になってきます。
報告してくれないと把握できない、またはクライアント自ら作業の進捗を確認しに行く必要が出てきてしまいます。
クライアントに聞かれる前に、「現在遂行中の業務の進捗状況・保留事項」を報告するようにしましょう。
私はクライアントとメッセンジャーでやり取りすることが多いですが、業務が１件終わるごとに細かくても「〇〇完了しました」と報告しています。
そして週明けには「業務の進捗と保留（まだ終わっていない）事項」を連絡するようにしています。
保留事項をピックアップすることは、業務指示の漏れや優先順位の確認もできますし、何と言っても書き出すことで自分の中でスケジューリングしやすくなるのでおすすすめです。
また矢継ぎ早に指示が飛んできた時は、整理してリストアップし、「この方向性（認識）で間違っていませんか？」と確認するようにしています。
これも漏れを防止したりクライアントの意図と違う方向へ進んでしまわないように出来ますし、リストアップすると自分の中でも業務内容を整理することが出来ます。
顔を見てやり取りしないからこそ、「確認し過ぎかな？」くらいがちょうど良いのかもしれません。私もまだまだ足りないことがいっぱい！
付加価値を付ける
あなたはクライアントにどんな＋α（プラスアルファ）を提供できるでしょうか？
- 納期よりも早く仕上げる
- リストや資料が見やすい
- レスポンス（反応＝返信）が早い
- クライアントが困っていることを徹底的に調べて情報を提供する
クライアントにまたお願いしたいと思ってもらうためには、言われたことを言われたとおりにするだけでなく、信頼関係を築く努力をしましょう。
この記事を読み、約束を守り、付加価値を提供できればあなたは秘書のエキスパートになることができますよ！！
勉強する姿勢
オンライン秘書は誰にでも出来る業務から、やった事のない業務まで様々です。
初めてで不安だけど勉強しながらやってみたい！！
そんな意欲があれば大丈夫です。
私は業務の中でワードプレスのカスタマイズをすることがメインですが、初めはもちろん初心者でした。
インターネット上にも情報はありますが、より理解するために図書館で片っ端から本を借り、本屋さんで手元に置きたい本を購入し、通信講座でも勉強しました。
今では技術的なことはクライアントにほとんど質問することなく業務を遂行できています。
クライアントからしても、いつまでも質問ばっかりの秘書より自分で勉強してスキルアップしてくれる人の方が良いですよね。
仕事がはかどるだけでなく、スキルアップしていけるので、どんどん自己投資して勉強していくようにしましょう。
フリーランス（自営業）という考え方
オンライン秘書はフリーランス（自営業）として活動することが多いです。
企業に雇われている場合、その場所にいるだけで（何もしていなくても）時給が発生しますよね。
でも自営業はそうは行きません。
自分で利益を発生させる必要があります。
それは事務作業だったりクリエイトな作品作りだったりと様々ですが、作業時間は売り上げに直結します。
しかし調べもの、勉強や打ち合わせなど、売上に直結しないやり取りも多くなります。
契約書類や請求書の発行、日々の経理や確定申告などの手続きもそうですね。
SNS発信やサイト作り、自己投資もそうです。
今すぐに売り上げに直結するわけではないけど、将来的に売上につながるような間接的な物事もフリーランスの仕事の一環として捉え、意欲的にこなしていけない人は、雇われの方が楽かもしれません。
フリーランスとして自覚を持って活動し、クライアントと信頼関係を築くことで、オンライン秘書として更なる発展を目指してくださいね。
目先の利益も大切ですが、数ヶ月後、数年後の利益を目指して頑張ることも、とっても楽しいです！
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