オンライン秘書の心得マニュアル

 

いなみ秘書室メンバーへようこそ

これから一緒に働いていくメンバーとして、気を付けて欲しいこと、守って欲しいことなどをこのマニュアルにまとめました。

みんなで切磋琢磨しながら気持ちよく、楽しくお仕事をしていきましょう。

 

いなみ秘書室には子どもがいる主婦が集まっています。

まずは旦那さんや子どもにオンライン秘書として仕事を始めることを伝え、ママがお仕事をするとどんなメリットがあるのかを伝えましょう。

基本的には子どもが不在の時間帯にお仕事をしますが、どうしてもパソコンを開かなくてはならない時でも、ママがオンライン秘書をするメリット（特に子どもへの良いこと）をきちんと伝えておくと、協力してくれやすくなります。

今では「ママ最近お金ないでしょ！全然仕事してないもん！」と言われるまでになりました。笑

オンライン秘書の連絡方法について

いなみ秘書室では基本的にメッセンジャーを使って連絡事項のやり取りをしています。
共通事項はグループで、個人に関するものは個人宛にやり取りします。

クライアントによっては「チャットワーク」や「canva」でやり取りすることもありますので、担当クライアントに合わせて、アカウントの取得などをお願いいたします。

私からの連絡に承諾する場合はメッセージを長押しして👍などのリアクションをしてください。

メッセージが流れてしまうので、承知しました。などの返信は無用です。

 

いなみ秘書室のメッセンジャーは24時間いつでも送ってもらって構いません。
返信は「返せるとき」なので・・・。

オンライン秘書の契約について

フリーランス（個人事業）のオンライン秘書として業務委託契約をいなみ商事と交わしていただきます。契約書はこちらで用意するので印鑑を押して返送をお願いします。

保育園に必要な書類、開業届や確定申告の有無、手続きなどの相談は無料で応じますのでご安心くださいね。

 

グーグルアカウント作成のお願い

いなみ秘書室ではデータの共有やサイトのアカウント作成などで、グーグルアカウントが必要になります。

プライベートのものをお使い頂いても構いませんし、新たにお仕事用に作って頂いても構いません。

Googleアカウント＝Gメールアドレスを一つご用意いただきお知らせください。

 

作業記録について

いなみ秘書室でのお仕事は基本的に時給計算をします。（プロジェクトによっては１工程ごとの場合もあります）

グーグルドライブで共有するスプレッドシートをコピーして業務の開始時間と終了時間、業務内容を入力してください。

同じ業務を細切れに作業された場合はそれだけ列が増えていきます。

 

これは時給計算にも使いますが、自分がどんな業務にどれだけ時間がかかるのかを把握するためでもあります。

クライアントに新たな業務を指示された場合にも、作業時間の目安が立てやすくなります。

 

ミーティングの時間、自分の知識不足のために調べた時間などは作業時間には含まれませんが、時間把握のため、作業内容の右側に入力しておくと良いです。

 

記録を付ける

オンライン秘書をするにあたり、記録をつける習慣を身につけましょう。

ツールは何でも良いですが、GoogleキープやEvernote(エバーノート)をおすすめしています。

 

PCからもスマホからもアクセスできますし、ノートの共有も可能です。

• 打ち合わせの内容
• 作業で調べたこと

少なくともこれらは記録しておきましょう。

 

打ち合わせの内容は議事録のように事細かく書く必要はありませんが、
クライアントが話していた内容、指示されたこと、これからの予定など
記録しておけばやる事が明確になりますし、クライアントに聞かれた時にも役立ちます。

 

作業で調べたことは操作方法など、分からなくて調べた時に参考URLを貼っておくだけでも
次にまた同じ状況になった時に時短できます。

私はワードプレスのカスタマイズをしているので、HTMLとCSSもサイトごとにメモしています。

 

月末月初の処理について

月末に業務時間が確定したら、出来るだけ早くメッセンジャーで時間の報告をお願いします。

こちらでGoogleスプレッドシートの業務時間を確認できますが、先方に提出する請求書を作成するにあたりミスを防ぐためです。

毎月10日までに請求書を提出してください。

所定のフォーマットをコピーしてお使い頂くか、A4縦型ならご自身で準備したものでも構いません。

報告連絡相談について

クライアントからは営業時間外にも指示が飛んできますが、作業は事前にお伝えしているお仕事の出来る時間帯にしてもらったら大丈夫です。

業務時間外の指示に対し返信できるようであれば、「承知しました。いついつ作業します」などと作業予定時間を返信すると親切です。

 

クライアントへの進捗報告は少なくとも週に１回以上行ってください。

聞かれる前に報告が鉄則です。

 

何か業務が完了したら

「〇〇完了しました。
▲▲はいついつ作業予定です。
その他、保留事項は✖✖です。
優先順位や期日などございましたらお知らせください」

のように、その他の作業予定や保留事項も併せて報告すれば
業務の漏れなどを防ぐことも出来ます。

 

報告には必ずリンクやスクリーンショットを添付してください。

例えば週次集計が完了したなら
「週次集計完了しました。
URL　」とリンクを必ずつけてください。

分からないことや相談事にはスクリーンショットを添付してください。

 

リンクや画像があればクライアントはワンクリックで確認できますが、リンクがなければどうでしょうか？

わざわざそのデータがある場所を探しに行かなければなりません。
クライアントの手間を減らす工夫をするようにしましょう。

 

旅行などで長期作業が出来ない場合は早めに連絡をしてください。

クライアントが事前にお仕事をお願いしようと計画している場合もありますので、長期間（平日３日以上が目安）作業できなくなりそうなときは、分かった時点で早めに連絡をするようにしましょう。

他のメンバーで対応できるところは対処しますし、クライアントも調整してくれますので！！

色々と気を付けて欲しい事、守って欲しい事を書きましたが、私は家族を大切にながら楽しくお仕事をして欲しいと本当に心から思っています。

お子さんの体調不良などで作業できない時は気兼ねなく相談してくださいね！！

 

チームで助け合って、ストレスのない仕事環境を一緒に作っていきましょう。